Atsarginis vestuvių planas – ar tikrai jau toks būtinas? Niekas nenori galvoti apie nenumatytas aplinkybes, sukeliančias bereikalingo nerimo per vieną svarbiausių gyvenimo dienų. Tačiau patikėkite, jog planuojant ir vykstant vestuvėms beveik visuomet nutinka nenumatytų dalykų.
Straipsnio temos:
Nesvarbu, ar tai būtų paskutinę minutę atšauktos tiekėjo paslaugos, ar dažnai nutinkantis lietus vestuvių dieną – ne visada viskas vyksta taip, kaip tikėjotės. Tačiau tai nereiškia, kad diena nebus tokia pat ypatinga, kokios tikėjotės! Tiesiog reikia turėti aiškų ir protingą atsarginį vestuvių planą, jei viskas vyktų ne taip sklandžiai, kaip iš anksto numatyta.
Poros, pradėjusios svarstyti ir rinktis vestuvių vietą, turėtų visuomet teirautis apie atsarginio plano galimybes. Koks yra atsarginis planas dėl oro sąlygų? Jeigu muzikantai atsiveža pernelyg daug technikos – ar užteks vietos salėje? Kur fotografuotis, jeigu lauke šėlsta vėjas? Kokios alternatyvios vietos vakaro pramogų pasirodymams ir t.t. Tie patys ir panašūs klausimai turi būti užduoti ir kitiems paslaugų teikėjams.
Užduokite pokylio vietos koordinatoriui tinkamus klausimus
Pirmasis atsarginio plano sudarymo žingsnis yra susijęs su jūsų renginio lokacija. Juk turite turėti vietą, kurioje galėtų jaukiai jaustis visi jūsų svečiai, kad ir kokia būtų situacija! Išsirinkus šventės vietą, šventės vietos vadybininkui pateikite šiuos klausimus:
- Koks yra vietos atsarginis planas dėl oro sąlygų, jeigu iš lauko tektų perkelti pokylį į vidaus patalpas?
- Jei vieta turi atsarginį planą dėl oro sąlygų, koks svečių skaičius gali tilpti į šį atsarginį planą?
- Kuriuo metu, pasak vietos, pora turi nuspręsti, ar ketina pasinaudoti atsarginiu planu? (Tradiciškai tai būna dieną prieš renginį).
Jei jūsų sodyba nesiūlo atsarginio plano, turėtumėte paprašyti savo vestuvių planuotojo pateikti atsarginių variantų, įskaitant kitus privalumus ir trūkumus, taip pat dėl to laukiančias papildomas išlaidas. Trumpai tariant, atsarginis planas prasideda nuo vietos, kurioje vyks vestuvės, ir jūsų planuotojo, todėl nuo to ir turėtumėte pradėti.
Taip pat numatykite atskirą biudžetą, jeigu šventės sąlygos keistųsi.
Nors šokiai per lietų su visais mylimaisiais skamba gana romantiškai, iš tikrųjų tai gali būti gana sudėtingas procesas. T. y. šventės dalyviai gali sušlapti savo gražius drabužius, muzikantams gali tekti nutraukti pasirodymą dėl elektros keliamo pavojaus ir apskritai gali kilti nemažai chaoso.
Sudarant būsimą orų planą reikėtų apsvarstyti ir pačias mažiausias detales. Tarkime, kad nereikėtų paskutinę minutę ieškoti 200 žvakių, kad jūsų ceremonija patalpoje įgautų romantiškesnį apšvietimą, arba ieškoti užuovėją galinčio užtrikinti tento ar kilnojamos palapinės sienelės.
Atsarginis vestuvių planas: Bendraukite su paslaugų teikėjais
Kai kuriems jūsų paslaugų teikėjams, oras ar pasikeitusi renginio vieta, didelės įtakos neturės. Kitiems, pavyzdžiui, maitinimo paslaugų teikėjui, kuris ruošėsi patiekti vakarienę lauke, bet dabar turi persikelti į patalpą, tikrai reikės nuo pat pradžių žinoti atsarginio plano galimybes. Kai kurie tiekėjai netgi patys turi dalyvauti pokalbiuose, kad galėtų užtikrinti, jog pasikeitusiomis sąlygonis galės užtikrinti tą pačią paslaugų kokybę. Pranešimas tiekėjams turėtų būti siunčiamas iš karto, kai tik nuspręsite ir suplanuosite atsarginio planos galimybes.
Pasitelkite svečius, kad jie padėtų koordinuoti dieną
Jei atėjus didžiajai dienai paaiškėja, kad kažkas iškilo, nesvarbu, ar tai būtų audra, ar atšaukti tiekėjai, pasikliaukite savo svečiais ir artimaisiais, kad jie padėtų viską sukoordinuoti, ypač jei neturite planuotojo. Jei turite planuotoją, jis greičiausiai imsis vadovauti, kai reikės prisitaikyti prie pasikeitusių aplinkybių. Tačiau jei jaučiate stresą ir spaudimą, kad, pavyzdžiui, lyjant lietui visus svečius reikės sukviesti į vidų, tai yra puikus ženklas, kad laikas pasikliauti savo artimiausiais žmonėmis ir paprašyti paramos bei pagalbos koordinuojant.
Išvados
Atsarginis vestuvių planas yra esminė dalis bet kokio vestuvių planavimo proceso, leidžianti užtikrinti, kad šventė sėkmingai įvyktų net ir susidūrus su netikėtumais. Tai yra strategija, kurioje numatomos įvairios galimos problemos, pvz., nepalankios oro sąlygos, tiekėjų ar vietos pasikeitimai, ir numatomi atitinkami sprendimai. Tai svarbu tiek lauko, tiek vidaus renginiams, kadangi netikėtumai gali kilti bet kuriuo metu.
Planuojant atsarginį planą, ypatingas dėmesys turėtų būti skiriamas bendradarbiavimui su patikimais tiekėjais ir aptarimui su jais galimų alternatyvų atvejų, kad jie galėtų greitai prisitaikyti prie situacijos pasikeitimų. Taip pat svarbu turėti lankstų požiūrį į renginio detales ir būti pasirengusiam priimti paskutinės minutės pakeitimus.
Sėkmingas atsarginis planas reikalauja ne tik tinkamo planavimo, bet ir sugebėjimo greitai reaguoti ir prisitaikyti prie kintančių aplinkybių. Tai užtikrina, kad vestuvės bus ne tik išsaugotos nuo galimų nesklandumų, bet ir kad jaunavedžiai bei svečiai galės mėgautis švente be didesnio streso.
Skaitykite kitus straipsnius temoje “Besruošiant vestuvėms.”
